Rapport d’activité d’entreprise, un exercice complexe ?

Par obligation légale ou non, bon nombre d’entreprises et d’associations doivent présenter, en fin d’exercice, le bilan d’activité de l’année écoulée. Il ne s’agit pas ici de bilan comptable mais de présenter, bien souvent aux actionnaires, les temps forts de l’année, les réussites et une projection pour les années futures. C’est un document qui a évolué au fil des ans. Le rapport d’activité doit être bien structuré et visuel pour une lecture agréable afin de faciliter à la fois sa consultation et de garder l’attention du lecteur.

Bien structurer son rapport d’activité entreprise

Qu’est-ce que la structure d’un bilan annuel ?
La structure, c’est la priorisation des différentes thématiques qui vont composer le squelette du rapport annuel et autour desquelles les articles vont s’articuler. Découle de la validation de cette structure : le sommaire. On y retrouvera bien souvent, les têtes de chapitre et les sous chapitres mais on peut aller plus loin avec les titres de parties ou paragraphes. Ce sommaire est une vraie balise de navigation pour votre lecteur. Sur des rapports d’activité d’entreprise dont la structure est riche, on peut retrouver un sommaire général en début de document qui sera développé par la suite sur les têtes de chapitres évitant ainsi un sommaire trop long, ce que nous conseillons.
Nous parlions de « balise », quelques lignes auparavant, le graphisme a lui aussi son rôle à jouer dans la structuration du bilan annuel. En effet la mise en place de têtes de chapitres au design spécifique, un code couleur, l’identification des chapitres – un peu comme un fil d’Ariane – en tête de page, tout cela concourt visuellement à faciliter la navigation ou une lecture thématique.

Le design de votre bilan annuel

Dans le paragraphe précédent, nous avons déjà commencé à évoquer l’importance du design dans la structuration du rapport d’activité entreprise. Dans un monde où tout va toujours plus vite, des textes trop longs qui ne « respirent » pas n’incitent pas à la lecture, des images trop petites perdent tout intérêt. Voici quelques points sur lesquels nous apportons une attention particulière lorsque nous élaborons une maquette de bilan annuel :

• Définir des marges suffisantes (tête, pied, petit fond et grand fond) avec ou sans fausse colonne qui permettent à la fois de positionner les éléments que nous appellerons de « structure » : Tête de chapitre, fil d’Ariane, roulette, foliotage… mais aussi d’apporter la « respiration » nécessaire. La gouttière (espace entre 2 colonnes de texte) participe également à faciliter la lecture.
• 1, 2, 3 voire 4 colonnes ? Ce choix dépendra de la façon dont est structuré le texte (Désolé on parle beaucoup de structure dans ce texte) et la manière dont il est illustré.
• Cela va de soi mais respecter la charte graphique (si elle existe).
• Des visuels de qualité s’il vous plaît ! Exit les images issues du web de qualité médiocre (c’est d’ailleurs interdit si vous n’avez pas les droits d’utilisation), les photos des membres du conseil d’Administration avec des origines et qualité diverses, des organigrammes ou graphiques réalisés sous excel…
• Utiliser des textes en exergue, des encadrés donne du rythme à la page.
• Mettre en valeur les éléments chiffrés pour leur donner l’importance recherchée.
• Des graphiques et schémas pour mettre en valeur les données.

Votre rapport d’activité sous quelle forme :
Imprimé ou digital ?

Il n’y a pas de règle établie à ce sujet et cela dépend surtout de votre plan de communication. Nous dirons qu’aujourd’hui l’édition se fait souvent par les 2 biais : papier et numérique. Numérique, sous forme de simple PDF téléchargeable ou un peu plus élaboré sous forme de flip book, voire très élaboré en employant toutes les ressources techniques qu’offrent les solutions digitales (animations, pop-up, lien url…).
Les entreprises qui retiennent uniquement une diffusion papier font le choix de rendre visible au plus grand nombre le document par une remise en main propre, par courrier ou par routage. Et quelques unes d’entre elles tirent profit de toutes les techniques de finition de l’imprimerie pour produire un produit d’édition luxueux comme un prolongement de leur philosophie et de la qualité de leur offre.

En conclusion

Vous l’avez vu, l’édition d’un rapport d’activité n’est pas chose des plus aisée, elle représente une phase importante pour votre société, votre association. C’est un outil de communication à part entière, reflet de votre entreprise. Concentrez-vous sur son contenu et confiez-nous sa mise en forme pour un document percutant à votre image !

Les prestations de l’agence sur ce type de projet :

• Organisation du document
• Création graphique
• Mise en page
• Gestion de l’impression
• Digitalisation