Préparer un salon professionnel pour qui ne l’a jamais fait, peut s’avérer compliqué et source de stress si l’on a pas passé en revue les différents points clés. Il va de soi que la participation à un salon ou une foire professionnelle est un événement majeur dans la vie d’une entreprise. Un événement qui peut être considéré comme un moyen de mettre en lumière ou d’affirmer la notoriété de son entreprise, de faire la promotion de ses services ou produits, de générer des contacts bref de booster son action commerciale.
Sa préparation s’avère donc primordiale pour sa réussite !

Communiquer sur un salon professionnel

Avant toute chose : anticiper !

Pour éviter de faire les choses dans la précipitation, source d’oubli et de stress, il est fondamental d’anticiper la participation à un salon professionnel pour garantir sa réussite ou en tout cas, de vivre l’ouverture du salon sereinement et d’être prêts à acueillir les visiteurs dans de bonnes conditions.

Objectif 1 : définir le salon ou la foire professionnelle auquel vous souhaitez participer et prendre contact rapidement avec l’organisation, certains salons nécessitant parfois une inscription un an à l’avance. L’organisation vous fournira toutes les informations nécessaires qui vont permettront de définir les caractéristiques votre stand.

Comment définir le budget d’un stand d’exposition ?

Le budget ne se compose pas simplement de l’achat de l’espace très variables suivant le type et la notoriété du salon. Des frais directs et indirects viennent s’ajouter au budget :

OBJECTIF 2 : définir l’espace nécessaire

Définir le coût lié à la réservation de l’espace de stand. Cet espace sera évidement variable en fonction des éléments que vous disposerez sur votre stand pour attirer les visiteurs : démonstration de robot ou machines, espace d’accueil client, bar, dégustation, informations… L’espace minimum est généralement de 3m sur 3m et les différentes dimensions souvent définies par les modules de cloisons utilisés par les organisateurs. Un aspect important à ne pas négliger est le nombre d’angles ouverts : un stand de 3m par 3m avec une cloison de fond et un cloison à droite et à gauche, n’a pas d’angle ouvert. Sa visibilité est donc relativement limitée puisque le visiteur ne peut voir le stand qu’une fois en passant devant. Idéalement, il faut donc essayer d’obtenir un stand en bout d’allée qui peut avoir ainsi un angle ouvert si l’on reste sur une surface de 3 x 3 m ou 2 angles ouverts pour un 6 x 3 m ce qui accroît fortement la visibilité. C’est pourquoi il est très important d’anticiper votre réservation auprès des organisateur pour avoir le choix !
N’oubliez pas de signaler aux organisateurs vos besoins en l’alimentation électrique (et celle de vos machines éventuelles) et en eau si besoin.

OBJECTIF 3 : Quelle communication sur votre stand

Définir le budget de la communication. Si la signalétique que l’on appellera de circulation (affichage du nom de la société et du numéro de stand) et l’inscription dans l’annuaire de l’exposition sont acquises lors de la validation de votre contrat de réservation, l’animation visuelle et la communication reste à votre initiative.
A noter que si votre budget le permet, Il est souvent possible de faire paraître une annonce presse sur l’annuaire du salon (service payant en plus bien sûr 😉 pour une visibilité accrue.

L’agence Kalankaa est en mesure de vous apporter concrètement des conseils non seulement sur l’aménagement de votre stand mais également sur le contenu et les support à mettre en place.
Il faudra également prévoir des supports imprimés des flyers, brochures, cartes de visite, à jour et en quantité suffisante à distribuer aux visiteurs de votre stand et surtout un porte brochures pour les proposer librement et proprement.

Les délais de réalisations d’un support imprimé entre la conception et la livraison peut varier de 2 à 4 semaines en fonctions de la complexité du projet, tenez en compte dans votre rétro-planning pour bien préparer un salon professionnel.

OBJECTIF 4 : Meubler votre stand

L’organisateur propose souvent en location des mobiliers standardisés non personnalisables : bornes d’accueil, tabourets, plantes, fauteuils et canapés… Celà peut être une solution si vous ne voulez pas gérer ce genre de choses ou si vous ne disposez pas de moyen logistique notamment de transport mais les tarifs de locations sont parfois exagérés.
Vous pouvez trouver des supports de communication, signalétique pour expositions, salons et foires complètement personnalisables, pliables et facilement transportables pour habiller votre stand aux couleurs de votre entreprise, ce qui est beaucoup plus impactant en terme d’image. C’est un petit investissement qui s’avère rentable rapidement en participant à plusieurs salons dans l’année et même dans la durée car une bonne utilisation du matériel peut lui donner une durée de vie supérieure à 5 ans.

Les matériels les plus courants :

Comptoir ou borne d'accueil pour standBorne d’accueil :
Indispensables pour accueillir vos visiteurs les comptoirs personnalisés contribuent à votre visibilité sur un stand mais lequel choisir ?
L’un des critères de choix est la taille de votre stand pour éviter une circulation des personnes compliquée et ainsi nuire à l’intention des visiteurs à entrer sur votre espace la valise comptoir d’accueil est adaptée pour des surfaces du style 3×3 m. Ce modèle trouve son utilisation également pour les animations commerciales dans les galeries marchandes où le critère de facilité de transport et de mise en place s’impose.
Si vous avez besoin d’une surface importante pour présenter un book, des plans ou des réalisations sur ordinateur le comptoir pliable répondra à vos attentes, son espace de rangement interne vous offre la possibilité de disposer de votre documentation commerciale facilement.
Vous avez besoin de plus d’espace encore pour l’accueil de vos clients et prospects : la table pliante avec housse personnalisée  fera sans doute votre bonheur avec un fort impact visuel !

Toutes ces solutions ont en commun une facilité de transport, de montage et la personnalisation pour une communication percutante.

  • Kakemono et rollup : ces portes-affiches sont sans conteste les outils de communication les plus courant sur les salons professionnels en particulier et de manière générale dans tous types d’événenements. Les dimensions standards sont de 85 cm de large par 200 cm de haut mais on en trouve jusqu’à 200 cm de large ! C’est un outil qui permet donc de faire passer pas mal d’informations au public mais qui, dans sa conception, doit tenir compte des contraintes liés aux salons professionnels.
  • Porte-documents : Comme dit plus haut, présenter sa documentation commerciale dans des portes-documents vaut mieux que de les laisser en vrac sur un comptoir d’accueil. Un stand bien rangé, dans les moindres détails, participe à une perception positive de votre entreprise et facilitera la prise de contact.
  • Mobiliers : Si vous avez suffisament de surface sur votre stand et que vous avez prévu un espace réception pour vos clients comme vos prospects, vous pouvez alors aller plus loin dans la personnalisation de cet espace avec des chaises, canapés, mange-debouts

Bref vous l’aurez compris les possibilités sont infinies comme vous pouvez le voir sur un site dédié à ce types d’outils : Exposez-facile.fr pour réussir l’aménagement et l’accueil de vos visiteurs et atteindre vos objectifs commerciaux.

Les coûts annexes…

Le coût de l’organisation d’un stand ne se résume pas à l’achat d’espace et à la réalisation d’outils de communications. Des frais, que nous appelerons « annexes », loins d’être négligeables font vite grimper la note :

  • Le transport de vos éléments de stand (location de véhicules, …) ;
  • Les frais d’hôtel et de bouche de vos commerciaux ;
  • Les consommables de réception (pour employer un terme valorisant pour alcool, amuse-gueules…);
  • Les frais de voyage pour les salons étrangers surtout ;
  • Les cadeaux d’entreprise (goodies).

En conclusion

Nous espérons avec cet article vous avoir éclairé ou en tout cas vous avoir donné une méthodologie pour établir un budget et préparer votre stand pour votre futur salon professionnel.

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